Black Friday puede representar varias semanas de ventas normales concentradas en pocos días. Pero la Si vendes producto físico, tu stock es probablemente el activo en el que más dinero tienes metido.
Sin embargo, en muchas tiendas online el inventario vive solo en el almacén y en Shopify, y a la asesoría únicamente le llegan las facturas de compra y de venta.
El resultado es una contabilidad que no sabe cuánto vale lo que tienes guardado, un margen que nadie calcula por producto y un cierre de ejercicio en el que las existencias aparecen como una cifra estimada a última hora.
En ECOM Advisory, asesoría especializada en e-commerce, te explicamos qué hace exactamente una asesoría para e-commerce con stock: qué obligaciones tiene tu inventario, qué se revisa cada mes y cómo te ayuda a comprar con datos.
¿Por qué tu stock también es trabajo de tu asesoría?
Tu inventario tiene dos caras. En el almacén son unidades que se venden, se devuelven o se estropean. En tu contabilidad son existencias: un activo con un valor concreto que aparece en tu balance.
Ese valor influye directamente en tu beneficio. La Agencia Tributaria lo explica así: cuando las existencias finales son menores que las iniciales, la diferencia se refleja como gasto del ejercicio; cuando son mayores, como ingreso.
Dicho de otra forma: si el stock que registras al cierre no se corresponde con la realidad, tu resultado tampoco, y con él los impuestos que pagas. Una asesoría que no mira tu inventario trabaja con media foto de tu negocio.
Lo que exige la ley sobre el inventario de tu tienda online
Si tu tienda funciona como sociedad, o eres autónomo en estimación directa normal, tu contabilidad tiene que ajustarse al Código de Comercio.
Esa norma obliga a llevar una contabilidad ordenada que permita, entre otras cosas, la elaboración periódica de balances e inventarios (artículo 25). En la práctica, eso implica:
- Un libro de Inventarios y Cuentas anuales, que se abre con el balance inicial detallado de la empresa.
- La transcripción del inventario de cierre de ejercicio junto con las cuentas anuales (artículo 28).
- La conservación durante seis años de libros, documentación y justificantes del negocio, contados desde el último asiento (artículo 30).
En cualquier modalidad de estimación directa, la variación de existencias también forma parte del cálculo de tu rendimiento neto en estimación directa, tal y como recoge el manual práctico de Renta de la Agencia Tributaria.
En todos los casos, necesitas saber qué stock tienes al cierre y cuánto vale de verdad.
Qué libros y obligaciones te afectan exactamente depende de tu forma jurídica y de tu régimen de tributación, así que conviene revisarlo con tu asesoría.
Cómo se valora tu stock en contabilidad
La valoración de las existencias sigue las reglas del Plan General de Contabilidad: la norma de registro y valoración 10.ª, o la 12.ª si aplicas el PGC de Pymes, con el mismo criterio en lo esencial. Y tiene más implicaciones para un e-commerce de lo que parece.
| Qué dice la norma | Qué significa para tu tienda online |
| Las existencias se valoran por su precio de adquisición: lo facturado por el proveedor, después de descuentos y rebajas | El precio de la factura de tu proveedor es solo el punto de partida |
| Se suman los gastos adicionales hasta que los bienes están ubicados para su venta: transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles | Si importas, el flete y los aranceles se reparten entre las unidades que compras y forman parte de su coste |
| Los impuestos indirectos solo se incluyen cuando no son recuperables directamente de Hacienda | El IVA que puedes deducir no forma parte del coste de tu stock. Si estás en recargo de equivalencia, el IVA y el recargo que pagas sí se suman al coste |
| Con carácter general se aplica el precio medio ponderado; el FIFO también es aceptable | Tienes que usar un único método para las existencias de naturaleza y uso similares |
| Si el valor neto realizable cae por debajo del coste, se registra una corrección valorativa como gasto | El producto que ya no podrás vender a su precio tiene que reflejar su pérdida de valor |
Aquí es donde muchas tiendas pierden de vista su margen real. Si el coste de cada unidad no incluye el transporte de entrada ni los aranceles, el margen que ves en tu panel es mayor que el que de verdad ganas.
El stock que pierde valor
En un e-commerce es habitual tener producto de temporada pasada, referencias descatalogadas o unidades dañadas que vuelven en una devolución.
La norma obliga a reconocer esa pérdida de valor cuando el precio al que podrás vender esas unidades, descontando los costes de venta, queda por debajo de lo que te costaron.
Si más adelante la causa desaparece, por ejemplo porque el producto vuelve a venderse a su precio, la corrección se revierte como ingreso. Documentar bien cada caso forma parte del trabajo de tu asesoría.
Qué hace exactamente una asesoría de e-commerce con tu gestión de stock
El trabajo de una asesoría especializada con tu stock se reparte en tres momentos: lo que revisa cada mes, lo que prepara al cierre del ejercicio y lo que analiza para tus compras.
Cada mes: que el stock cuadre con tus números
Cruza las unidades vendidas en tu tienda con los cobros de tu pasarela de pago y con las facturas emitidas, y localiza los descuadres antes de que llegue a tu declaración de IVA.
Es el proceso que explicamos en nuestra guía sobre cómo integrar tu inventario con la contabilidad. A partir de ahí, la revisión mensual se centra en:
- Los movimientos de inventario: entradas de proveedor, salidas, ajustes internos y muestras.
- Las devoluciones: que cada unidad vuelva al stock correcto y genere su factura rectificativa.
- Las integraciones entre tienda, ERP, operador logístico y transporte, para detectar dónde se pierde la información.
Al cierre del ejercicio: un inventario que puedas justificar
Prepara contigo el inventario de cierre, aplica el método de valoración elegido, revisa el stock que ha perdido valor y calcula la variación de existencias que entra en tu resultado.
Además, deja la documentación ordenada: recuentos, criterios de valoración y justificantes que tendrás que conservar.
Para tus compras: reponer con datos
Analiza la rotación de cada referencia, detecta el stock parado que inmoviliza tu caja y ajusta los criterios de reposición con tu histórico de ventas.
En nuestra guía sobre control de stock en e-commerce explicamos cómo el stock muerto y las roturas erosionan tu margen.
Asesor generalista frente a asesoría especializada en e-commerce con stock
La diferencia se nota en la información que recibe cada uno y en las preguntas que te hace sobre tu inventario:
| Aspecto | Asesor generalista | Asesoría especializada en e-commerce |
| Qué recibe | Facturas de compra y venta | Datos de tu tienda, tu pasarela de pago, tu ERP y tu almacén |
| Valor del stock al cierre | Una cifra que le facilitas tú | Un inventario valorado con un método coherente y documentado |
| Coste de cada unidad | El precio de la factura del proveedor | Precio de compra más transporte de entrada, aranceles y otros costes de adquisición |
| Devoluciones | Se registran cuando llega la rectificativa | Se comprueba que la unidad vuelva al stock y a la contabilidad a la vez |
| Stock parado | No suele analizarse | Se detecta y se tiene en cuenta en las compras y en la valoración |
| Varios canales | Cada plataforma por separado | Una lectura conjunta de tienda, marketplaces y logística |
Logística externalizada, Amazon FBA y venta multicanal
Cuando tu almacén está en manos de un operador logístico o de Amazon FBA, el control del stock depende de datos que genera un tercero. Es uno de los casos en los que más falta hace revisar movimientos e informes con regularidad.
Lo mismo ocurre si vendes en varios canales: cada plataforma muestra una parte distinta de tu operativa y las cifras rara vez coinciden. En nuestra guía sobre stock multicanal te contamos cómo sincronizar tu tienda y Amazon.
Señales de que tu tienda necesita una asesoría que entienda de stock
Estas son las situaciones que más se repiten en las tiendas online cuando el inventario ha dejado de estar bajo control:
- El sistema marca un stock distinto al que tienes en el almacén.
- Tienes referencias paradas ocupando espacio y frenando nuevas compras.
- Las devoluciones no vuelven bien al inventario operativo.
- Tu tienda, tu ERP, tu almacén y tu transportista no están alineados.
- Compras por intuición, sin mirar la rotación real de cada producto.
- Al cierre, nadie sabe con seguridad cuánto vale tu stock.
Si te reconoces en dos o más puntos, es muy probable que el descuadre ya esté afectando a tus números, aunque todavía no lo veas en tu cuenta de resultados.
Stock ordenado y conectado con tus números: así lo trabajamos en ECOM Advisory
En ECOM Advisory unimos stock, fiscalidad y números en la misma lectura: revisamos tus procesos, tus movimientos y tus integraciones, y conectamos tu inventario con tus compras, tus devoluciones, tus comisiones y tu IVA.
Puedes ver todo lo que incluye en nuestro servicio de gestión de stock para e-commerce.
Cuéntanos cómo gestionas hoy tu stock y revisamos contigo dónde se pueden estar generando los descuadres que afectan a tu margen.
Preguntas frecuentes sobre asesoría para e-commerce con stock
Revisa cada mes que tu inventario cuadre con tus ventas, tus cobros y tus facturas, prepara la valoración de las existencias al cierre y analiza la rotación de tus productos para que compres con datos.
Si operas como sociedad o como autónomo en estimación directa normal, tu contabilidad debe ajustarse al Código de Comercio, que exige un libro de Inventarios y Cuentas anuales con el inventario de cierre. En estimación directa simplificada, también necesitas tus existencias para calcular tu rendimiento neto.
El precio facturado por el proveedor, después de descuentos, más los gastos hasta que el producto está listo para la venta, como transportes, aranceles de aduanas o seguros. El IVA que puedes deducir no se incluye.
Con carácter general, el precio medio ponderado. El método FIFO también es aceptable, siempre que apliques un único método a las existencias de naturaleza y uso similares.
Cuando su valor neto realizable queda por debajo de lo que te costó, se registra una corrección valorativa como gasto. Si la causa desaparece más adelante, esa corrección se revierte como ingreso.
Sí. Cuando el almacén depende de un tercero, necesitas todavía más control sobre sus datos y sobre la integración con tu tienda y tu contabilidad para evitar diferencias de stock.
El Código de Comercio obliga a conservar libros, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento, salvo que otra norma establezca un plazo distinto.
